Girl Scouts of Japan

挑战

Girl Scouts of Japan 是一个全国性组织，旗下有 47 个地方分会，约 40000 名会员，隶属于世界女童军协会（全球规模最大的致力于服务女童和女性青少年的志愿者组织）。女童子军组织的宗旨是通过非正规教育支持并帮助女童和女性青少年，从而激发出她们的全部潜能。

作为一个全国性的组织，Girl Scouts of Japan 面临的挑战是要确保成员之间能够顺畅沟通。由于军团内的团队数量众多，而且成员年龄层迥异，他们需要使用一种既高效又安全的业务系统，确保统一管理所有小组，同时保证未成年人个人信息的安全。Girl Scouts of Japan 是设有地方分会的伞形组织，该组织的文件中会包含各军团中女孩、女性青少年以及担任军团团长的成年人的个人信息。由于各分会位于日本各个地区，因此监控和评估活动成效就显得至关重要。军团团长和地方分会会向 Girl Scouts of Japan 汇报活动参与率、举办活动的频率和其他影响力指标，确保该组织能够尽可能实现有效运营。由于资源有限，他们需要一套便于在国内各地分会统一轻松实施的解决方案。

案例

本着无所畏惧、勇于尝新的“女童子军精神”，Girl Scouts of Japan 集成了 Google 公益支持产品套件，以帮助众多地方分会和团队提高效率。他们先是使用 Google Workspace 实现各个地方分会的业务运营都能维持一致的步调；通过在网站上嵌入表单，他们能够借助 Google 表单向女童子军会员提供在线学习计划，并让更多会员有机会从中学习女童子军相关知识并培养领导能力。尽管女童子军拥有超过一个世纪的悠久历史，不过 Girl Scouts of Japan 使用 Google 表单制作小测验，成功以现代化的方式协助女童和女性青少年学习更多知识和培养更多技能，同时从全国各地方分会获得徽章。

由于 Girl Scouts of Japan 成员的技术知识水平各不相同，有了 Google 表单和 Google 表格等产品，他们无需手动输入数据，就能轻松地共享信息并获取汇总数据。由于 Girl Scouts of Japan 是设有地方分会的伞形组织，他们可以运用 Google Workspace 仅将文件分享给拥有特定分会存取权限的用户，让隐私权得到更好的保障。由于现在各个地方分会之间可以共享文件，因此每个军团都可以分享各自的最佳做法、团队建设活动以及其他有助于推动军团工作的活动。使用 Gmail 后，Google 的隐私设置更让他们无需再担心垃圾邮件、恶意软件和其他安全性问题。构建 Google 协作平台后，各地方分会和成员均可以查看包括军团团长培训和手册在内的相关信息。通过这种方式还可以实现数据实时更新，使 Girl Scouts of Japan 下属的地方分会和成员能够快速地分享信息。

Google 公益支持计划的产品不仅提升了 Girl Scouts of Japan 的内部业务运营的效率，近期还帮助他们圆满完成了外部拓展和通信工作。他们借助广告助公益计划和 YouTube，积极提升在线知名度，以招募新成员，并分享出色的工作成果和各地举办的精彩活动。通过在 YouTube 上发布视频，他们可以用生动的画面展示他们为助力女童和女性青少年而开展的工作，包括团队建设活动、歌咏会和当地夏令营。

为了实现信息共享从而让更多人参与到活动中，他们使用 Google 地图帮助有意参加女童子军活动的外部人员轻松找到日本各地开展的相关活动，同时还利用 Earth Outreach 计划提供的 Google Maps API，向现有成员和可能加入的新成员呈现他们在全球的影响力。通过将 Google Maps API 与 YouTube 相结合，他们制作出了一段虚拟导览，介绍了全球范围内的 5 家女童子军机构。这样做扩展了该组织成员的全球视野，并让他们感觉到自己是全球女童子军大家庭中的一份子。

Google 公益支持工具不仅有助于 Girl Scouts of Japan 有条不紊地高效开展各种计划，还有助于直观呈现该组织在鼓励和激励女童和女性青少年方面取得的重要工作成果。

GSJ 总部公关与募捐团队 Rumiko Meguro

影响

作为一个全国性的大型组织，循序渐进地扩展规模是取得成功的关键。他们推出了在线学习计划，培训内容可通过 Google 表单确定。通过该计划，超过 7000 名成员接受了从女童子军相关知识到求生技能等诸多方面的培训。从财务角度而言，Google Workspace 可与更高品质的安全系统兼容，而这些系统可以轻松地在多个地点同时实施。

使用 Google Workspace 显著提高了他们的运营效率。过去只有部分员工偶尔会用到 Google 产品，而且该组织并未全面安装 Google Workspace。为此，他们不得不维护多个电子邮件帐号，而这可能会带来安全隐患。在该组织转为使用 Google Workspace 后，每位员工仅需使用一个帐号便可以满足所有的业务需求，而且无论身处何处，他们都可以访问该帐号，从而避免了由于员工离职导致文档丢失的风险。Google Workspace 让他们能够在内部妥善管理用户，更新大型组织的员工资料也变得快速高效。在以前，负责该组织信息和通信技术系统的员工如要更改帐号（例如添加新员工或删除已退休员工的帐号），都必须向外部供应商发送电子表格来请求他们更改帐号。采用 Google Workspace 减少了他们在组织核心运营事务上所耗费的时间，将更多时间用于招揽女童和女性青少年加入该组织，并持续推进他们的计划。

Google 公益支持工具帮助该组织走进了更多人的视野，并让他们看到该组织对女童和女性青少年培养所做的努力，以及组织的发展状况。过去这个组织总是将所有活动直接列在网站的页面上，活动名目繁多、列表冗长，参与者不得不逐个点击各项活动才能查看相应的信息。有了 Google 地图，他们可以将地图嵌入到网站中，并实时更新活动信息。每项活动都按月份或主题（例如“女童子军日”）以不同的颜色标记区分，以便有意参与女童子军活动的人员快速找到想要参加的本地活动。通过将活动与Google 地图相结合并直观呈现他们所在的位置，帮助该组织大大提升了活动参与率，活动信息的浏览量也超过了 18000 次。想要参加活动的人无需再通过搜索来查找离自己最近的聚会活动地点，而只需打开地图，就能轻松寻找与其他成员相互沟通交流的机会。

分享女童子军的重要工作成果，直观呈现他们对女童和女性青少年带来的影响，这对 Girl Scouts of Japan 的成功起着至关重要的作用。广告助公益计划提升了他们在网上的知名度，使网站每月访问量增至 3000 多人次，仅在两个月之内就让访问量增加了五倍。针对各种全球性活动（如“停止暴力”活动），他们制作了以推动性别平等和保护人们免受暴力为主题的广告，借此提升这类活动在日本的认知度，并提高媒体宣传力度。另外，他们在 YouTube 频道版块的播放列表中收录了他们在团队建设活动中以拍手清唱方式表演 Kurt Schneider 创作的歌曲《I’ll Think of You》的视频。许多地方分会和团体也纷纷响应，制作了自己的视频，目前为止已有 43 个投稿视频。这些视频展示了女童子军开展的一些活动，同时也能吸引有意愿加入的人通过卡片和注释访问其网站。其中部分视频的观看次数超过了 20000 次，可见在展示女童子军为援助和鼓励女童和女性青少年而开展的工作方面，YouTube 发挥着重要的推动作用。

Girl Scouts of Japan 有数十项计划，其中包括世界女童军协会 (WAGGGS) 和多芬 (DOVE) 联合开展的自尊培养计划、“停止暴力”活动（旨在呼吁消除暴力侵害妇女的行为），以及日本各地举办的各种夏令营等活动。Google 公益支持工具不仅有助于 Girl Scouts of Japan 有条不紊地高效开展各种计划，还有助于直观呈现该组织在鼓励和激励女童和女性青少年方面取得的重要工作成果。